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Hanna Albers

Ratgeber

Wichtige Dokumente im Notfall: Original, Kopie, Ordner

Welche Unterlagen du für den Notfall sichern solltest: Original oder Kopie nach BBK, Dokumentenmappe, digitale Kopie und die Brücke zum Notfallordner.

Hanna Albers · Redaktionsteam Hanna Albers – Vorrat ohne Panik · aktualisiert am 03. November 2026

Hanna Albers ist eine KI-generierte virtuelle Persona – keine reale Person. Die Inhalte beruhen auf amtlichen Empfehlungen und werden von einem menschlichen Redaktionsteam geprüft und verantwortet. Allgemeine Vorsorgehinweise, keine Rechts- oder Finanzberatung.

Brand, Hochwasser, Wohnungsräumung: In solchen Momenten zählt, dass die Papiere zusammen liegen. Ein Ausweis allein reicht oft nicht. Bei einem Schaden brauchst du Versicherungsnummern, Verträge, Bescheide und einen Nachweis, wer du bist. Das Gute: Du musst dafür nicht alles neu sortieren. Es reicht eine Mappe, die du in einer Stunde anlegst.

Was das BBK empfiehlt

Das BBK trennt die Unterlagen in zwei Gruppen. Das hilft, weil du nicht alles im Original brauchst.

Im Original oder als beglaubigte Abschrift:

  • Familienurkunden (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden) oder das Stammbuch
  • Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere und Versicherungspolicen
  • Renten-, Pensions- und Einkommensnachweise sowie Einkommensteuerbescheide
  • Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
  • Verträge und deren Änderungen, etwa Miet- oder Leasingverträge
  • Testament, Patientenverfügung und Vollmacht

Als einfache Kopie reicht:

  • Personalausweis und Reisepass
  • Führerschein und Fahrzeugpapiere
  • Impfpass
  • Grundbuchauszüge
  • Änderungsbescheide zu erhaltenen Leistungen
  • Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, besonders zur Rentenversicherung
  • Meldenachweise und Bescheide der Agentur für Arbeit
  • Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen
  • Mitglieds- und Beitragsbücher von Verbänden und Vereinen

Ob in einem bestimmten Fall das Original nötig ist, entscheidet die ausstellende Stelle. Frag im Zweifel dort nach, bevor du etwas wegwirfst.

Wie die Dokumentenmappe aussieht

Eine Dokumentenmappe ist keine Wissenschaft: ein Ordner, eine Sichtmappe oder eine wasserfeste Hülle. Das BBK zählt sie zum Notgepäck.

  1. Wähle eine Mappe, die schnell greifbar ist, zum Beispiel ein Ordner im Flurschrank oder eine Hülle im Notfallrucksack.
  2. Lege die Originale oder beglaubigten Abschriften ein, die du nicht ersetzen kannst.
  3. Kopiere den Rest. Kopien dürfen schlicht sein.
  4. Beschrifte die Mappe außen („Papiere“) und innen mit einem Inhaltsverzeichnis.
  5. Alle im Haushalt sollen wissen, wo sie liegt. Das BBK nennt das ausdrücklich.

Ausweis, Bargeld, Gesundheitskarte, Impfpass und Schlüssel nimmt du laut BBK im Ernstfall zusätzlich mit. Sie liegen nicht dauerhaft in der Mappe, weil du sie im Alltag brauchst. Leg eine Liste hinein, damit du sie nicht vergisst.

Kopien: digital und an anderer Stelle

Das BBK empfiehlt, Kopien wichtiger Dokumente digital zu sichern oder an einer anderen Stelle zu hinterlegen. Das ist wichtig, weil bei Brand oder Hochwasser Papier und Mappe zugleich betroffen sein können. Mögliche Orte laut BBK:

  • bei Verwandten oder Freunden,
  • bei einer Notarin, einem Notar oder einer Anwältin, einem Anwalt,
  • im Bankschließfach.

Digital geht auch. Scanne die Dokumente und speichere sie auf einem verschlüsselten USB-Stick oder in einem Cloud-Speicher, den du kennst. Achte auf ein sicheres Passwort. Persönliche Daten gehören nicht auf unverschlüsselte Datenträger, die verloren gehen können. Wer Cloud-Dienste nutzt, sollte vorher die Datenschutzhinweise lesen.

Ein kleiner Etappenplan

Du musst nicht alles an einem Tag erledigen.

  • Etappe 1 (30 Minuten): Mappe anlegen, Ausweiskopien und Versicherungsliste hineinlegen.
  • Etappe 2 (eine Stunde): Verträge, Policen und Bescheide heraussuchen. Original oder Kopie? Beschriften.
  • Etappe 3 (ein Abend): Digital sichern und die Kopie an einem zweiten Ort hinterlegen.
  • Etappe 4 (jährlich): Mappe durchsehen: Alles aktuell? Neue Verträge? Neue Adresse?

Mehr als eine Mappe: der Notfallordner

Die Dokumentenmappe ist für den schnellen Aufbruch. Für den Alltag kommt ein größerer Ordner dazu: Notfallkontakte, Vollmachten, Versicherungen, Konten, Passwörter-Hinweise, Wünsche für den Pflegefall. Wer ihn pflegt, entlastet Angehörige im Ernstfall.

Der „Notfallordner in 12 Etappen“ führt dich in zwölf kleinen Schritten durch diese Unterlagen. Werbung: eigenes Produkt. Weitere Infos auf der Buchseite.

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Die Mappe in sieben Fächern

Hilfreich ist eine feste Gliederung, dann findet jeder, was er sucht:

  1. Person und Familie (Urkunden, Kopien von Ausweisen)
  2. Wohnen (Mietvertrag, Eigentumsnachweise, Grundbuch)
  3. Versicherungen (Policen, Schadensmeldungen)
  4. Geld (Kontoverträge, Depots, Einkommensnachweise)
  5. Gesundheit (Impfpass, Vorsorgeunterlagen, Patientenverfügung)
  6. Vollmachten und Testament
  7. Sonstiges (Fahrzeug, Zeugnisse, Mitgliedschaften)

Jedes Fach bekommt eine Trennlasche. Mehr braucht es nicht.

Typische Stolpersteine

  • Vollmacht und Patientenverfügung: Sie gelten nur, wenn sie auffindbar sind. Sag Vertrauenspersonen, wo sie liegen.
  • Veraltete Kopien: Abgelaufene Ausweise, alte Adressen, ersetzte Verträge. Einmal im Jahr aussortieren.
  • Zu viel im Original: Nicht alles muss in die Mappe. Vieles reicht als Kopie.
  • Passwörter: Nicht auf einen Zettel in die Mappe schreiben. Nutze einen Passwortmanager oder einen versiegelten Umschlag an einem sicheren Ort.
  • Haustiere: Impfausweis und Heimtierausweis in Kopie dazulegen.

Häufige Fragen

Welche Dokumente soll ich für den Notfall bereithalten?

Laut BBK Familienurkunden, Versicherungspolicen, Verträge, Einkommensnachweise und Vollmachten im Original oder als beglaubigte Abschrift, Ausweise, Führerschein, Impfpass und Fahrzeugpapiere als einfache Kopie.

Reicht ein Foto auf dem Handy?

Als zusätzliche Kopie ja, als alleinige Sicherung nicht. Das BBK empfiehlt Kopien digital zu sichern und an einem zweiten Ort zu hinterlegen. Handys können ausfallen oder verloren gehen.

Wo bewahre ich die Mappe auf?

Schnell griffbereit, zum Beispiel im Flurschrank, und alle im Haushalt wissen, wo. Das BBK empfiehlt, die Mappe an einem Ort aufzubewahren, an dem sie schnell zur Hand ist.

Wozu ein Notfallordner, wenn ich eine Mappe habe?

Die Mappe ist für den schnellen Aufbruch. Der Notfallordner sammelt Informationen für den Alltag und für Angehörige. Beides ergänzt sich.

Was gehört nicht in die Mappe?

Dinge, die du täglich brauchst, wie Ausweis, Gesundheitskarte und Schlüssel. Das BBK führt sie unter „im Notfall zusätzlich mitnehmen“.

Quellen (Abruf jeweils 03.11.2026)